Wie Sie als Anwalt fehlerhafte Rechnungen korrigieren

Trotz aller Sorgfalt: Es kann immer mal passieren, dass Sie die Rechnung an einen Mandanten falsch ausstellen. Wichtig ist dann, den Fehler zu korrigieren.

Korrektur einer Rechnung: Ergänzen, berichtigen oder ersetzen?

Fehler in der Rechnung können sich beziehen auf

  • fehlende, unvollständige oder falsche Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG,
  • fehlerhafte Angaben nach § 10 RVG (Wert, Gebühren, Gebührensätze),
  • unvollständige oder fehlende Angaben von anzurechnenden Zahlungen.

In bestimmten Fällen müssen Sie die erteilte Rechnung lediglich ergänzen oder berichtigen. Sind jedoch aufgrund fehlerhafter oder geänderter Wertangaben die Gebühren und die sich daraus ergebende Umsatzsteuer fehlerhaft, kann es erforderlich sein, die Rechnung insgesamt aufzuheben und durch eine neue Rechnung zu ersetzen.

Die Aufhebung einer fehlerhaften Rechnung erreichen Sie durch eine Stornierungsrechnung.

 

Praxishinweis
Der in der Praxis häufig verwendete Begriff „Gutschrift“ sollte für eine Stornierungsrechnung nicht verwendet werden, weil eine Gutschrift im steuerlichen Sinn etwas anderes ist.

 

Auch die Stornierungsrechnung unterliegt den Anforderungen nach § 14 Abs. 4 UStG.

Stornierungsrechnungen wegen unvollständiger/fehlerhafter Pflichtangaben oder wegen fehlerhafter Gebühren sind unterschiedlich durchzuführen.

 

Korrektur wegen fehlender Pflichtangaben

Fehlen in der Rechnung Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 Nr. 1–8 UStG, kann Ihr Mandant, soweit er Unternehmer ist, gem. § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStGdie in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen.

Er hat daher Anspruch auf eine Berichtigung oder Ergänzung der Rechnung.

Dasselbe gilt, sofern Sie die Rechnung in einer Grundstücksangelegenheit einem Nichtunternehmer erteilt haben und der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht in der Rechnung fehlte, § 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG.

Sie müssen nicht zwangsläufig die gesamte Rechnung stornieren und neu erteilen.

Eine Berichtigung durch ein formloses Schreiben, das eindeutig und unverwechselbar auf die Rechnung bezogen ist, genügt gem. § 31 Abs. 5 UStDV in folgenden Fällen:

  • Der Empfänger der Rechnung ist fehlerhaft bezeichnet.
  • Die Leistungszeit ist unvollständig oder fehlt.
  • Eine Gebührenvorschrift ist falsch bezeichnet, jedoch nach Gebührensatz und/oder -höhe korrekt berechnet worden.
  • Die Umsatzsteuer-ID fehlt in Fällen, in denen die Steuerschuld verlagert wird.

Ändern sich jedoch die Beträge der Rechnung und damit auch die Berechnung der Umsatzsteuer oder ist der Umsatzsteuerausweis in der Rechnung insgesamt unzutreffend, genügt ein formloses Schreiben nicht mehr.

In derartigen Fällen müssen Sie die Rechnung neu erteilen.

Korrekturen wegen fehlerhafter Beträge

Eine formlose Korrektur gem. § 31 Abs. 5 UStDV genügt dann nicht, wenn die Rechnungsbeträge nicht zutreffend sind. Mögliche Gründe sind

  • unzutreffender Gegenstandswert,
  • unzutreffende Gebührensätze oder -beträge,
  • fehlende oder nicht entstandene Gebühren.

In diesen Fällen ist auch die errechnete Umsatzsteuer fehlerhaft, so dass Sie die Rechnung berichtigen müssen.

Eine Stornierung der ursprünglichen Rechnung kann erfolgen, wenn

  • die Rechnung dem Empfänger noch gar nicht übersandt wurde oder
  • wenn der Empfänger die Rechnung bereits erhalten hat, jedoch zurücksendet.

 

Beispiel: Falscher Gegenstandswert

Fall: Sie haben dem Mandanten eine Rechnung über folgende Vergütungs- und Auslagenansprüche erteilt.

Rechnung Nr. …

Gegenstandswert: 10.000 €
1,3-Geschäftsgebühr, §§ 13, 14, Nr. 2300 VV RVG 725,40 €
Pauschale für Post und Telekommunikation, Nr. 7002 VV RVG 20,00 €
Honorarauslagen gemäß Anlage 21,00 €

Zwischensumme netto 766,40 €

19 % Umsatzsteuer, Nr. 7008 VV RVG 145,62 €

zu zahlender Betrag 912,02 €

Die Abrechnung war fehlerhaft, weil der angenommene Gegenstandswert zu hoch war. Die Rechnung ist noch nicht versandt oder der Empfänger reicht die Originalrechnung zurück.

Lösung: Erstellen Sie eine Stornierungsrechnung mit folgenden Angaben:

Stornierungsrechnung Nr. …
Stornierungsbetrag auf Rechnung Nr. …. vom 07.09.2010 netto 766,40 €

Zwischensumme netto 766,40 €

19 % Umsatzsteuer 145,62 €

Gesamtbetrag 912,02 €

Die Rechnung und die Stornierungsrechnung werden in Ihrem Rechnungsordner abgeheftet. Der Mandant erhält ausschließlich die neu erstellte Rechnung mit dem zutreffenden Gegenstandswert.

Will der Mandant die Originalrechnung nicht zurücksenden, weil er sie z.B. bereits bezahlt hat, kann eine Berichtigung durch Erteilung einer weiteren Rechnung erfolgen.

Die Vorgehensweise ist unterschiedlich und richtet sich danach, ob die ursprüngliche Rechnung zu niedrig oder zu hoch war.

 

Beispiel: Falsche Rechnung wegen zu geringer Gebühren

Fall: Sie haben dem Mandanten die folgende Rechnung erteilt:

Rechtsanwaltsvergütungsrechnung Nr. …

Gegenstandswert: 10.000 €
1,3-Verfahrensgebühr, § 13, Nr. 3100 VV RVG 725,40 €
0,5 Reduzierte Terminsgebühr, § 13, Nr. 3105, 3104 VV RVG 279,00 €
Pauschale für Post und Telekommunikation, Nr. 7002 VV RVG 20,00 €

Zwischensumme netto 1.024,40 €

19 % Umsatzsteuer, Nr. 7008 VV RVG 194,64 €

zu zahlender Betrag 1.219,04 €

Die Rechnung war zu niedrig, weil versehentlich für das Anerkenntnis nur eine 0,5-Terminsgebühr berechnet wurde. Außerdem wurden Honorarauslagen für einen Kurierdienst versehentlich nicht abgerechnet.

Lösung: Es ist nicht erforderlich, die Rechnung einzuziehen, zu stornieren und eine neue Rechnung zu erteilen.

Erteilen Sie dem Mandanten eine weitere Rechnung, in der alle Gebühren in der korrekten Höhe erneut angesetzt werden. Ziehen Sie den Nettobetrag der ersten Rechnung von den Nettogebühren der zweiten Rechnung ab.

Der danach verbleibende Nettobetrag wird für die erneute Berechnung der Umsatzsteuer herangezogen. Insgesamt weisen die erste und die zweite Rechnung den gesamten Gebührenanspruch aus.

Rechtsanwaltsvergütungsrechnung Nr. …

Gegenstandswert: 10.000 €
1,3-Verfahrensgebühr, § 13, Nr. 3100 VV RVG 725,40 €
1,2-Terminsgebühr, § 13, Nr. 3104 VV RVG 669,60 €
Pauschale für Post und Telekommunikation, Nr. 7002 VV RVG 20,00 €
Honorarauslagen Kurierdienst vom … gem. Anlage 20,00 €

abzgl. Nettobetrag aus Rechnung … –1.024,40 €

Zwischensumme netto 410,60 €

19 % Umsatzsteuer, Nr. 7008 VV RVG 78,01 €

zu zahlender Betrag 488,61 €

 

Beispiel: Falsche Rechnung wegen zu hoher Gebühren

Fall: Sie haben dem Mandanten die folgende Rechnung erteilt:

Rechtsanwaltsvergütungsrechnung Nr. …

Gegenstandswert: 10.000 €
1,3-Verfahrensgebühr, § 13, Nr. 3100 VV RVG 725,40 €
1,2-Terminsgebühr, § 13, Nr. 3104 VV RVG 669,60 €
Pauschale für Post und Telekommunikation, Nr. 7002 VV RVG 20,00 €

Zwischensumme netto 1.415,00 €

19 % Umsatzsteuer, Nr. 7008 VV RVG 268,85 €

zu zahlender Betrag 1.683,85 €

Der Mandant hat die Rechnung bereits bezahlt. Die Rechnung war zu hoch, weil versehentlich eine volle Terminsgebühr abgerechnet wurde, obwohl lediglich eine 0,5-Terminsgebühr entstanden war.

Lösung: Erteilen Sie dem Mandanten eine neue vollständige Rechnung mit allen zutreffenden Vergütungstatbeständen.

Den Bruttobetrag der ersten Rechnung ziehen Sie von dem Bruttobetrag der zweiten Rechnung ab.

Rechtsanwaltsvergütungsrechnung Nr. …

Gegenstandswert: 10.000 €
1,3-Verfahrensgebühr, § 13, Nr. 3100 VV RVG 725,40 €
0,5 Reduzierte Terminsgebühr, § 13, Nr. 3105, 3104 VV RVG 279,00 €
Pauschale für Post und Telekommunikation, Nr. 7002 VV RVG 20,00 €

Zwischensumme netto 1.024,00 €

19 % Umsatzsteuer, Nr. 7008 VV RVG 194,56 €

Zwischensumme brutto 1.218,56 €

Gebührenguthaben aus Zahlung auf Rechnung … –1.683,85 €

Guthaben 465,29 €

Zusätzlich erhält diese Rechnung den Hinweis:
„Im Zuge der Rechnungserstellung wurde(n) folgende Rechnung(en) verrechnet:
Rg.-Nr. … vom … über 1.683,85 €, Nettobetrag 1.415,00 € zzgl. 19 % USt 268,65 €“.

 

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