Kopierkosten abrechnen: Verschenken Sie kein Geld!

Es klingt banal, aber Anwälte rechnen häufig Kopierkosten nach RVG falsch ab und verschenken damit Fall für Fall bares Geld. Im Laufe des Jahres kommt so eine hübsche Summe zusammen, die Sie hinzuverdienen können, wenn Sie alles richtig machen.

Nebenforderungen nach RVG abrechnen

Neben den Gebühren aus Teil 1–6 VV RVG können Sie alle in Teil 7 VV RVG genannten Auslagen und Nebenforderungen abrechnen, sofern diese während der Bearbeitung der Angelegenheit entstanden sind und für die Bearbeitung erforderlich waren. Dazu zählen unter anderem die Kosten für Ablichtungen wie z.B. Fotokopien.

 

Die Notwendigkeit muss im Einzelfall beurteilt werden. Allgemeine Regelungen und Grundsätze, die auf alle Mandate anzuwenden sind, gibt es nicht.

Soweit die entstandenen Nebenforderungen nicht in Nr. 7000–7008 VV RVG aufgeführt sind, ist zu prüfen, ob es sich um Aufwendungen gem. §§ 675, 670 BGB handelt. Auch diese Aufwendungen können gem. Vorbem. 7 Abs. 2 VV RVG abgerechnet werden.

Die Dokumentenpauschale nach Nr. 7000 VV RVG

Die für die Herstellung und Übersendung von Dokumenten anfallenden Kosten können nach Nr. 7000 VV RVG zusätzlich berechnet werden.

Die Dokumentenpauschale kann in derselben Angelegenheit nur einmal berechnet werden. In gerichtlichen Verfahren kann sie in jedem Rechtszug berechnet werden.

Es ist zu unterscheiden zwischen der

  • Herstellung von Ablichtungen und Abschriften und der
  • Übersendung elektronischer Dateien

 

Praxishinweis

Vermeiden Sie Einnahmeverluste, indem Sie alle Ablichtungen und Dateien während der gesamten Bearbeitungszeit fortlaufend erfassen.

Alle abrechenbaren Ablichtungen werden addiert. Die ersten 50 Seiten werden mit 0,50 € berechnet, jede weitere Seite mit 0,15 €.

 

Ablichtungen und Ausdrucke

Die zur Bearbeitung erforderlichen Ablichtungen und Ausdrucke können gem. Nr. 7000 Nr. 1 VV RVG abgerechnet werden, soweit sie zur sachgerechten Bearbeitung notwendig waren.

Der Versand eines Telefax gilt als Ablichtung. Der Empfang eines Telefax kann dagegen nicht berechnet werden.

Darüber hinaus können in bestimmten Fällen anstelle von Ablichtungen oder Ausdrucken auch elektronische Dateien abgerechnet werden.

Ablichtungen aus Akten nach Nr. 7000 Nr. 1 Buchst. a) VV RVG

Ablichtungen aus Gerichts- und Behördenakten können abgerechnet werden, soweit die Anfertigung zur sachgerechten Bearbeitung notwendig war. Das Einverständnis des Auftraggebers ist hierbei nicht erforderlich.

Der Bevollmächtigte hat einen gewissen Ermessensspielraum hinsichtlich der Beurteilung, ob die Ablichtungen erforderlich waren oder nicht.

 

Beispiel

Der Anwalt vertritt den Mandanten in einer Schmerzensgeldangelegenheit. Die Strafakte des Schädigers ist beigezogen worden und steht dem Anwalt zur Einsichtnahme zur Verfügung.

Weil der Anwalt zu Beginn der Angelegenheit noch nicht einschätzen kann, welche Ablichtungen aus der Strafakte für die Durchführung des zivilrechtlichen Verfahrens von Bedeutung sein können, kopiert er vorsorglich den wesentlichen Inhalt der Strafakte.

Lediglich Zustellungsurkunden und ähnliche Dokumente werden nicht kopiert.

 

Dieser Spielraum soll nicht kleinlich ausgelegt werden. In Zivilverfahren besteht jedenfalls dann eine Notwendigkeit, wenn der Bevollmächtigte erst im Verlauf des Verfahrens den Vertretungsauftrag erhält.

Ob die Fertigung der Ablichtungen geboten ist, ist aus der Sicht des durchschnittlich erfahrenen Bevollmächtigten zu beurteilen (BGH, Beschl. v. 26.04.2005 – X ZB 19/04; OLG Düsseldorf, Beschl. v. 29.11.2001 – 4 Ws 453/01).

Der Anwalt darf jedoch nicht ohne Prüfung den gesamten Akteninhalt kopieren.

 

Praxishinweis

Benötigt der Mandant seinerseits einen – weiteren – Auszug der Akte, wird dies nicht nach Nr. 7000 Nr. 1 Buchst. a), sondern nach Nr. 7000 Nr. 1 Buchst. d) VV RVG abgerechnet.

Das kann beispielsweise erforderlich sein, wenn der Mandant zur sachgerechten Vertretung den Inhalt der Gerichts- oder Behördenakte auch mit einem Dritten besprechen muss (z.B. Steuerberater, Architekt).

 

Die Ablichtungen sind ohne Einschränkung abrechenbar. Im Rahmen der Kostenfestsetzung oder -erstattung kann der Rechtspfleger die Notwendigkeit der Ablichtungen u.U. prüfen.

 

Praxishinweis

Reichen Sie bei Kostenfestsetzungs- oder -erstattungsanträgen Ihre Kopieranweisung sofort ein, damit ersparen Sie sich ggf. Rückfragen durch den Rechtspfleger.

Ein Beispiel für die differenzierte Abrechnung der Dokumentenpauschale:

Während der Bearbeitung der Angelegenheit wurden

  • 50 Ablichtungen (schwarz-weiß) aus einer Behördenakte gefertigt sowie
  • insgesamt 135 Seiten Ablichtungen/Abschriften für den Gegner,
  • 120 Seiten Ablichtungen/Abschriften für den Mandanten sowie
  • 34 sonstige Ablichtungen/Abschriften angefertigt.

Die Abrechnung erfolgt so:

     
Ablichtung nach Nr. 7000 Abs. 1 VV RVG Anzahl gesamt Freiexemplare abrechenbar
a) 50 50
b) 135 100 35
c) 120 100 20
d) 34 34
abrechenbar     139
    50 Stück à 0,50€ 25,00 €
    89 Stück à 0,15€ 13,35 €
Dokumentenpauschale gesamt     38,35 €

 

Ablichtungen für Gegner nach Nr. 7000 Nr. 1 Buchst. b) VV RVG

Die Ablichtungen für Zustellungen an Gegner und Verfahrensbeteiligte sind abrechenbar, wenn die Zustellungen oder Mitteilungen aufgrund einer Rechtsvorschrift oder aufgrund der Aufforderung durch das Gericht bzw. die Behörde erfolgen.

Rechtsvorschriften sind §§ 131 Abs. 1, 133, 253 Abs. 5 ZPO, §§ 64 Abs. 2 Satz 1, 77 Abs. 1 FGO, § 86 Abs. 5 VwGO.

In gerichtlichen Verfahren ist einem Schriftsatz für jeden Gegner eine Abschrift beizufügen. Bei einem anwaltlich vertretenen Gegner sieht das Gesetz keine weitere Abschrift für den anwaltlichen Vertreter vor, § 133 ZPO.

 

Praxishinweis

Beachten Sie, dass in der Praxis kollegialiter auch für den Gegnervertreter eine Abschrift gefertigt wird, auch wenn Sie diese nicht zusätzlich abrechnen dürfen!

Beachten Sie, dass Ablichtungen und Abschriften nur erstattungsfähig sind, wenn die entsprechenden Dokumente notwendig waren.

Nicht notwendig sind Ablichtungen,

  • wenn der Inhalt für den Ausgang der Angelegenheit ohne Bedeutung ist,
  • wenn der Inhalt Sachvortrag ersetzen soll,
  • wenn das Dokument der Gegenseite bekannt ist oder sich bereits in der Gerichtsakte befindet,
  • wenn der Inhalt des Dokuments unstreitig ist,
  • wenn auch ein Auszug des Dokuments ausgereicht hätte.

 

Als Gegner sind alle Verfahrensbeteiligten anzusehen, die nicht Auftraggeber sind, namentlich der bzw. die Verfahrensgegner, Streithelfer, Nebenkläger, Beistand etc.

Die Versendung eines Schriftsatzes per Telefax steht der Erstellung einer Ablichtung gleich.

Eingehende Telefaxe lösen keine Dokumentenpauschale aus.

Die ersten 100 Ablichtungen sind durch die Gebühren abgegolten. Die Erstattungsfähigkeit beginnt erst mit der 101. Seite.

Ablichtungen für Mandanten nach Nr. 7000 Nr. 1 Buchst. c) VV RVG

Ablichtungen für die Unterrichtung des Auftraggebers können abgerechnet werden, wenn sie notwendig waren.

Notwendig sind die Ablichtungen, wenn

  • die Gegenseite einen Schriftsatz mit Anlagen zustellt, die dem Mandanten nicht vorliegen,
  • der Gegner oder das Gericht ein Dokument elektronisch übersendet und dieses ausgedruckt werden muss, weil eine elektronische Weiterleitung an den Mandanten nicht möglich ist,
  • gerichtliche Protokolle oder Entscheidungen ohne Abschrift zugestellt wurden,
  • es sich um die Abschriften eigener Schreiben oder Schriftsätze an das Gerichtoder Dritte handelt.

 

Praxishinweis

Werden dem Mandanten die Abschriften und Ablichtungen ausschließlich elektronisch übermittelt, entsteht hierfür keine Dokumentenpauschale, auch nicht nach Nr. 7000 Nr. 2 VV RVG.

Sie können diese Kostenlücke im Gesetz jedoch schließen, wenn Sie mit dem Mandanten vereinbaren, dass die Übersendung aller Abschriften und Ablichtungen nach Nr. 7000 Nr. 1 Buchst. b) und Nr. 1 Buchst. c) VV RVG als elektronische Datei erfolgen soll.

Die Vereinbarung sollte in jedem Fall schriftlich erfolgen.

Die Berechnung erfolgt für jede Angelegenheit bzw. für jeden Rechtszug gesondert.

Weiterer Hinweis

Wünscht der Mandant vor Versendung eines Schriftsatzes einen Entwurf zur Prüfung, fällt diese Ablichtung nicht unter Nr. 7000 Nr. 1 Buchst. c), sondern unter Nr. 7000 Nr. 1 Buchst. d) (sonstige Ablichtungen).

 

Ablichtungen nach Nr. 7000 Nr. 1 Buchst. d) VV RVG

Alle sonstigen – zusätzlichen – Ablichtungen und Abschriften können abgerechnet werden, wenn das Einverständnis des Auftraggebers zur Anfertigung vorliegt. Aus welchem Grund und für wen diese zusätzlichen Ablichtungen/Abschriften gefertigt wurden, ist unerheblich.

Zur Vermeidung von Missverständnissen sollte das Einverständnis des Auftraggebers dokumentiert werden.

 

Praxishinweis

Wünscht Ihr Mandant vor Versendung eines Schriftsatzes den Entwurf vorab zur Prüfung und „Freigabe“, fällt die entsprechende Ablichtung unter Nr. 7000 Nr. 1 Buchst. d) VV RVG.

 

Das Einverständnis kann ausdrücklich – schriftlich – oder auch stillschweigend erteilt worden sein. Hat der Auftraggeber z.B. einen Auftrag auch zur Unterrichtung seines Steuerberaters erteilt, liegt darin das stillschweigende Einverständnis mit der Anfertigung aller Ablichtungen, die für den Steuerberater erforderlich sind.

Das gilt entsprechend auch für Ablichtungen von gerichtlichen Protokollen, Gerichtskostenrechnungen und ähnlichen Dokumenten.

Nur die nach Nr. 7000 Nr. 1 Buchst. d) VV RVG gefertigten Ablichtungen können wahlweise auch als elektronische Datei versandt werden.

Elektronische Dateien nach Nr. 7000 Nr. 2 VV RVG

Elektronische Dateien als Ersatz für Ablichtungen sind nur im Fall der sonstigen Ablichtungen abrechenbar. Elektronische Dateien in den Fällen der Nr. 7000 Nr. 1 Buchst. a)–c) VV RVG sind nicht abrechenbar.

 

Praxishinweis

Sie können mit dem Mandanten im Rahmen einer Auslagenvereinbarung jedoch vereinbaren, dass die als Ersatz für den Postversand per Mail übersandten Ablichtungen und Abschriften nach Nr. 7000 Nr. 2 VV RVG abgerechnet werden.

Mit einer derartigen Vereinbarung dokumentieren Sie zugleich auch das Einverständnis des Mandanten mit einer Korrespondenz per Mail.

 

Als elektronische Datei gilt

  • jedes per Mail versandte Dokument,
  • jedes auf einen Datenträger (USB-Stick, Diskette, CD) gespeicherte Dokument, wenn es an einen Dritten übergeben wird.

 

Praxishinweis

Der gleichzeitige Versand desselben Dokuments an mehrere Empfänger sind mehrere Dateien, die Zusammenfassung mehrerer Dateien in einem ZIP-Ordner gilt jedoch als eine Datei.

 

Wünscht der Mandant, dass ihm vor Fertigstellung und Versand eines Schriftsatzes dieser per Mail zunächst als Entwurf zur Prüfung übersandt wird, kann diese elektronische Datei abgerechnet werden, da der Entwurf nicht unter Nr. 7000 Nr. 1 Buchst. c) VV RVG, sondern unter Nr. 7000 Nr. 1 Buchst. d VV RVG fällt.


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