11 praktische Hinweise für Anwälte zur Honorarabrechnung und Zahlungsabwicklung

Zahlungsabwicklung und Honorarabrechnung sind mehr als nur Routinejobs. Als Anwalt können Sie Ihre Liquidität verbessern und Zahlungsausfälle verhindern, wenn Sie systematisch an die Sache herangehen.

1. Monatliche Rechnungen

Sofern Leistungen nach Stundenhonoraren abgerechnet werden und mit dem Mandanten nichts anderes vereinbart ist, empfiehlt es sich, monatliche Rechnungen zu erstellen, um eine gleich bleibende Liquidität in der Kanzlei zu erreichen und den Mandanten nicht erst nach Abschluss eines Mandats mit sehr hohen Rechnungen zu überraschen.

 

Diese periodische Abrechnung dient sowohl dem Mandanten wie auch Ihnen zur Wahrung des Überblicks über die Kosten- bzw. Honorarentwicklung des jeweiligen Monats.

Den Rechnungen werden grundsätzlich Anlagen beigefügt, welche das Datum, die angefallene Art der Tätigkeit sowie die Stunden bestätigen.

 

Praxistipp:

Zur Liquiditätsverbesserung können Sie der Rechnung einen bereits vorgedruckten Überweisungsträger beifügen.

 

2. Vorschussanforderung

Die Vorschussanforderung soll die Regel sein. Prüfen Sie in jedem Einzelfall, ob von dem Mandanten ein angemessener Vorschuss verlangt werden soll.

 

Praxistipp:

Vermerken Sie bei der Einbuchung von Rechnungen dabei, ob es sich um eine Vorschussrechnung oder um eine Endrechnung handelt, dann können Sie später unschwer ersehen, ob die Rechnung bei der Endabrechnung berücksichtigt werden muss oder nicht.

 

3. Regelmäßige Endabrechnung veranlassen

Gewöhnen Sie sich an, die Endabrechnung zeitnah nach Erledigung des Falles zu erstellen. Am besten, Sie ziehen sich dazu einmal pro Woche an einem bestimmten Tag und an einen ruhigen Platz zurück, bitten darum, dass Sie nicht gestört werden und rechnen mehrere Akten ab.

4. Führen Sie einen Rechnungsausgangsordner

Da sämtliche Rechnungen zehn Jahre (§ 14b I UStG, § 147 AO) aufbewahrt werden müssen, die Handakten aber schon nach fünf Jahren vernichtet werden können, ist es sinnvoll, eine Kopie von jeder Rechnung in einem Rechnungsausgangsordner (für jedes Jahr gesondert) aufzubewahren. So kann jederzeit ein lückenloser Nachweis über die erteilten Berechnungen geführt werden.

Hinweis: Aus Eigeninteresse (Stichwort: Komplizierte Verjährungsregelungen bei Regressansprüchen!) kann es unabhängig davon empfehlenswert sein, auch Handakten 10 Jahre aufzubewahren.

 

Praxistipp:

Fertigen Sie von sämtlichen Honorarrechnungen stets drei Kopien an. Eine Kopie heften Sie in die jeweilige Akte ein, eine Kopie gelangt in die Buchhaltung und die dritte Kopie gelangt in Ihren Rechnungsausgangsordner, wo sie zunächst numerisch fortlaufend aufbewahrt wird.

 

Die Aufzeichnungen des Rechnungsbuchs können auch Gegenstand einer Betriebsprüfung sein! Bei Bezahlung der Rechnung wird dies mit dem Zahlungsdatum, Betrag und Ihrem Kürzel vermerkt.

Danach kann ein Doppel davon auch als Beleg für die Finanzbuchhaltung verwendet werden. Nicht beglichene oder überholte Rechnungen (z.B. nicht bezahlte Vorschussrechnungen) werden nach Erledigung der Angelegenheiten entwertet, müssen aber für Zwecke der Steuer/ Betriebsprüfung weiter aufbewahrt werden.

5. Führen Sie eine Offene-Posten-Liste

Um die Zahlungseingänge zu überwachen, fertigen Sie sich eine Offene-Posten-Liste. Bei den meisten gängigen Anwaltssoftwares kann bereits bei Abfassung der Rechnung oder bei Einbuchung in das Aktenkonto eine Verknüpfung zu den Offenen Posten geschaltet werden.

 

Praxistipp:

Wenn eine Offene-Posten-Liste in Ihrer Software nicht vorgesehen ist, erstellen Sie sich selbst eine, entweder über Excel oder auch handschriftlich.
Eine handschriftlich zu führende Liste können Sie im Rechnungsausgangsordner obenauf abheften.

So ist sie einfach zu führen, nämlich immer dann, wenn Sie eine neue Rechnung einheften, wird sie nachgetragen. In dieser Liste vermerken Sie sämtliche ausgehenden Rechnungen mit Rechnungsnummer, Aktenbezeichnung und Aktennummer, Rechnungsdatum, Rechnungsempfänger, Rechnungsbetrag und Zahlungsdatum. Dadurch haben Sie immer eine Kontrolle über Ihre offenen Posten.

 

Nicht beglichene oder überholte Rechnungen (z.B. nicht bezahlte Vorschussrechnungen) werden nach Erledigung der Angelegenheit entwertet und für den Fall einer Betriebsprüfung zum Nachweis einer lückenlosen Aufzeichnung im Rechnungsordner weiter aufbewahrt. Listen Sie die Rechnungen wie bereits beschrieben auf.

Muss eine Rechnung storniert werden, müssen Sie dies der Buchhaltung unter Vorlage einer Rechnungskopie mitteilen. Diese nimmt die Stornierung in der EDV-Anlage oder im Rechnungsbuch vor. Außerdem müssen Sie die Stornierung im Aktenkonto vornehmen.

6. Vermeiden Sie Verauslagung von Kosten

Die Verauslagung von Gerichts- oder Verfahrenskosten aus eigenen Mitteln sollte grundsätzlich unterbleiben. Ausnahmen hiervon sind lediglich: Fristgebundene oder sonstige Eilfälle, Geringfügigkeit des zu zahlenden Vorschusses oder Mandanten, die über jeden Zweifel erhaben sind, wie z.B. bei langjährigen Mandatsbeziehung, Massenmandaten oder absolut zweifelsfreier Solvenz des Mandanten. Aber selbst bei den Ausnahmen ist Vorsicht zu genießen!

7. Reisekosten sofort aufzeichnen

Über Reisekosten und damit im Zusammenhang stehende bare Auslagen ist nach Abschluss der Dienstreise unverzüglich eine Reisekostenabrechnung anzufertigen. Die Reisekostenabrechnung wird nebst den Nachweisen, Belegen und Quittungen (Zugfahrkarte, Taxikosten, Parkscheine etc.) im Original in die Buchhaltung gegeben.

Eine Kopie der Reisekostenabrechnung sowie der Nachweise, Belege und Quittungen werden in der Akte abgeheftet. Die verauslagten Kosten sind unter „durchlaufende Gelder/Auslagen/Ausgabe“ im Aktenkonto zu vermerken.

Fallen Reisekosten ohne Belege an (z.B. Fahrten mit dem eigenen Pkw), dient die Kopie der Reisekostenabrechnung dazu, dass diese Reisekosten bei der Vergütungsabrechnung berücksichtigt werden.

8. Führen Sie ein Honorar- und ein Anderkonto.

Die Kanzlei führt nach Bedarf ein oder mehrere Anderkonten. Sie dienen dem Zweck, von der Kanzlei treuhänderisch oder anderweitig verwaltete Gelder von Mandanten oder Dritten aufzunehmen.

Auf diese Weise wird eine klare Trennung von Fremdgeldern und Eigengeldern der Kanzlei gewährleistet, was von der Rechtsprechung auch streng gefordert wird.

Die Zeichnungsberechtigung zu diesen Konten sollte sachgerecht erfolgen, d.h., es muss sichergestellt sein, dass notwendige Zahlungen vom Anderkonto auch bei Abwesenheit eines Rechtsanwalts erfolgen können.

9. Leiten Sie Fremdgeld sofort und nach Rücksprache mit dem Mandanten weiter

Grundsätzlich müssen eingehende Fremdgelder unverzüglich per Überweisung an den Mandanten weitergeleitet werden.

 

Praxistipp:

Teilen Sie bei offenen Honorarrechnungen vor der Weiterleitung von Fremdgeld dem Mandanten mit, dass zur Abkürzung der Zahlungsvorgänge eine Verrechnung (Aufrechnung) vorgeschlagen wird.

 

Eine automatische Verrechnung ist nach standesrechtlichen Regeln zulässig und darf dann erfolgen, wenn die zivilrechtlichen Voraussetzungen einer Aufrechnung vorliegen: Einander gegenüberstehende fällige Forderungen.

Dennoch sollte nicht ohne Rücksprache mit dem Mandanten eine Verrechnung erfolgen. Wenn Sie mit Zustimmung des Mandanten aufrechnen, müssen Sie dies dem Mandanten nochmals schriftlich mitteilen.

Bei Groß- und Massenmandaten sowie Dauermandaten sollten Sie grundsätzlich zwecks Erhaltung der Abrechnungsklarheit keine Auf- bzw. Verrechnung vornehmen. Bei Eingang von Fremdgeld (z.B. Zahlung von Dritten auf anwaltliche Mahnschreiben, Kostenerstattung des Gegners im Prozessverfahren) auf den Kanzleikonten muss unverzüglich für die Weiterleitung bzw. Verrechnung gesorgt werden.

10. Vermeiden Sie Barzahlungen

Die Annahme von Barzahlungen von Mandanten sollte nur ausnahmsweise erfolgen. Sie sollten darauf hinwirken, dass der Mandant Zahlungen möglichst per Überweisung leistet.

 

Praxistipp:

Erfolgt ausnahmsweise eine Barzahlung durch den Mandanten, ist das Geldwäschegesetz (GWG) zu beachten und insbesondere wie folgt zu verfahren:

Grundsätzlich werden Barzahlungen nur von Anwälten, vorzugsweise von dem jeweiligen Sachbearbeiter oder Mandatsführer des betreffenden Mandats angenommen. Über jede Barzahlung wird eine Quittung ausgestellt, die von dem Anwalt unterzeichnet werden muss. Die Quittung wird wie eine Honorarrechnung gestaltet, so dass die Zusammensetzung des Honorars und insbesondere auch die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen werden.

Auf der Quittung müssen die Bezeichnung des Mandats und das Aktenzeichen vermerkt sein und Sie muss eine fortlaufende Rechnungsnummer tragen. Die Quittung wird drei Mal kopiert und gelangt zur Akte sowie in die Buchhaltung und in den Rechnungsordner, da sie ja auch eine fortlaufende Rechnungsnummer hat.

 

Da nach den steuerlichen Anforderungen auch eine Gutschrift eine fortlaufende Nummer erhalten muss, ist auch mit dieser so zu verfahren! Soweit die Barzahlung nicht auf eine Honorarrechnung geleistet wurde, müssen Sie diese unverzüglich erstellen und dem Mandanten übermitteln.

Bei hohen Geldbeträgen sind die nach dem Geldwäschegesetz (GWG) erforderlichen Unterlagen und Daten festzustellen bzw. festzuhalten (Kopie des Personalausweises/Reisepasses mit Namen, Anschrift, Geburtsdatum und Art und Nummer des Ausweises/Passes sowie ausstellender Behörde und Ausstellungsdatum), die zur Akte gelangen.

Der Barbetrag muss unverzüglich zusammen mit einer Kopie der Quittung der Buchhaltung zur Einzahlung auf das Bankkonto oder – falls dies zeitlich nicht mehr möglich ist – zur Verwahrung im Safe bis zum nächsten Tag übergeben werden. Die Barzahlung wird von der Buchhaltung in der EDV-Anlage oder von Ihnen auf die betroffene Akte ins Aktenkonto gebucht.

11. Führen Sie Kreditkartenzahlung und Lastschrifteinzugsermächtigung ein

Um die Bearbeitung von eiligen Mandaten nicht durch notwendige Vorschüsse oder Gebührenzahlungen durch den Mandanten zu verzögern, ist es sinnvoll, die Zahlungsmöglichkeit durch Kreditkarte einzuführen.

Auch bei neuen Mandanten, deren Mandat als besonders dringlich und eilig dargestellt wird, zeigt die Erfahrung, dass deren Zahlungsfähigkeit häufig nicht der Dringlichkeit entspricht, mit der sie ihr Mandat bearbeitet wissen wollen.

Auch hier kann die Abbuchung eines Vorschusses über Kreditkarte verhindern, dass eine Zahlung nicht erfolgt. Und kommt diese Abbuchung als Rücklast wieder zurück, weil das Konto nicht gedeckt ist, weiß man, was man von diesem Mandanten zu halten hat.

Das Gleiche gilt beim Lastschrifteinzug – wenn kein Geld auf dem Konto ist, bleibt man trotzdem auf seiner Forderung sitzen. Aber: der Forderungseinzug durch Lastschriftverfahren ist bei Ratenzahlungsvereinbarungen zu empfehlen, wenn man davon ausgeht, dass der Schuldner unzuverlässig ist und die Zahlungen vergisst.

Ähnliche Beiträge

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.